L’entreprise joue collectif grâce au numérique

L’entreprise joue collectif grâce au numérique

De nos jours, de plus en plus d’entreprises favorisent le travail collaboratif, notamment avec le développement des outils numériques. Ce n’est pas un simple effet de mode, mais un moyen de rendre les organisations plus performantes. Centralisation des informations, fluidité des échanges, productivité, mobilité et environnements de travail sécurisés expliquent pourquoi les entreprises ont choisi de tirer profit des solutions collaboratives.

En effet, les entreprises ont su voir les bénéfices de tels outils. Une plateforme collaborative est un espace de travail virtuel centralisant des informations, outils ou applications liés à la conduite d’un projet qui sont ensuite mis à la disposition des différents acteurs  internes mais également d’intervenants extérieurs. La coordination et le travail entre les équipes sont plus simples, la communication est facilitée et le temps de travail optimisé.

Une organisation optimisée

Les solutions collaboratives changent la dynamique au sein des entreprises, particulièrement en termes d’organisation. Les échanges sont plus fluides. Les collaborateurs peuvent partager divers fichiers de travail (agenda, tableur, word, etc.) avec toutes les personnes qui interviennent sur un projet par exemple. Ce genre d’outil s’avère très utile pour le suivi du planning ou la mise à jour de fichiers. Mais certaines habitudes sont tenaces au sein des entreprises. Habitudes qui ne favorisent pas le développement du travail collaboratif. L’email en est l’exemple parfait.

L’email, votre meilleur ennemi ?

Passer des heures à vérifier tous ses emails à la recherche de la dernière version d’un document, ou tenter de retrouver une information sur un sujet spécifique dans le cadre d’un dossier en cours est un travail fastidieux qui peut faire perdre beaucoup de temps. Une solution collaborative centralise tous les fichiers, tous les messages nécessaires au bon déroulement d’un projet. Chaque collaborateur peut donc se concentrer sur l’essentiel, sur son cœur de métier.

Une productivité accrue

Une organisation optimisée permet une plus grande productivité. Le fait d’avoir un système dans lequel toutes les mises à jour de projet sont visibles permet en effet aux parties prenantes de suivre toutes les étapes d’un projet, et à tout moment. Les fichiers sont mis à jour en temps réel. Plus personne ne passe à côté d’une information essentielle.

La qualité du travail collaboratif est un enjeu majeur dans l’entreprise. D’autant que celui-ci implique de plus en plus d’acteurs, notamment dans le cadre de projets d’envergure. Accéder rapidement aux données, gérer la multitude de versions d’un même fichier, bénéficier d’outils de consultation et de diffusion fiables et pratiques sont des éléments clés pour une entreprise plus productive, notamment avec des collaborateurs de plus en plus mobiles.

Un bureau mobile et accessible à tout moment

La mobilité des collaborateurs augmente, tout comme le travail distant. La question de la disponibilité des données en temps réel introduit de nouveaux paramètres pour une entreprise, aussi bien en matière de sécurité que d’accessibilité contrôlée et de synchronisation.

Une solution collaborative comme iExtranet permet de synchroniser en temps réel des documents sur plusieurs périphériques. Les projets peuvent désormais suivre chaque collaborateur dans ses déplacements à l’extérieur de l’entreprise.  Toutes les personnes autorisées peuvent faire des modifications, des ajouts, des suppressions depuis n’importe où et tout le temps. Ce type d’outil permet de collaborer efficacement  et en temps réel avec des collaborateurs nomades, des filiales, des clients, des prestataires ou des partenaires. Les fichiers doivent pouvoir être diffusés de manière simple, quel que soit leur nombre, leur taille ou leur format. Et de manière sécurisée !

Un environnement sécurisé

La question de la sécurité des données est en effet centrale aujourd’hui. Dans les entreprises n’ayant pas encore mis en place une solution collaborative, la transmission des informations peut prendre du temps. Les documents transitent par des boîtes mails, ils sont transférés, imprimés, modifiés et à terme classés. Durant tout ce processus, ils peuvent être égarés, détériorés ou même ignorés. Les outils collaboratifs mettent un terme à tous ces risques. Tous les échanges se font sur une seule et même plateforme.

La solution d’Oodrive garantit une sécurité optimale à chaque étape d’un projet collaboratif. Accès, stockage, partage et modification des données sont protégés et contrôlés grâce à un ensemble d’options et de paramètres de sécurité.

Pour en savoir plus sur nos solutions collaboratives

 

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